トヨタの問題解決
トヨタの書類の基本は「問題の解決を考える書類」
トヨタにおいて仕事とは、「方針管理」と「問題解決」である。
では、後者の「問題解決」とは具体的にどういったものなのか。
トヨタの「問題解決」は、同社の持続的な改善文化の核心に位置するものである。
特に、A3レポートと呼ばれる方法論は、問題解決のプロセスを体系化し、組織全体で共有する手段として広く採用されている。
※書類はA3の紙1枚を横にして書く。ひと目で全体がわかる書類にする。
上記の本において、「A3の紙1枚に書類をまとめる」というルールを実際に作ったトヨタ幹部の談として以下のようなことが述べられている。少し長いが、引用したい。
トヨタでは仕事のやり方、トヨタ生産方式の考え方などは長く徒弟制度で人から人へ伝えてきました。
教室に人を集めて教科書やマニュアルで伝えるのではなく、朝から晩まで仕事の現場で、1対1で少しずつ教えていたのです。茶道、華道の家元が弟子に直接、教えるような方式だったのです。
1986年、トヨタはアメリカのケンタッキーに工場を作りました。その際、これまでの教え方を一般化、グローバル化する必要に迫られました。仕事のやり方、トヨタ生産方式を海外の従業員にも伝えるために、マニュアルが必要になったからです。
そして、私が担当したのは書類の書き方のフォーマットを作ることでした。
アメリカに進出して、現地社員から書類をもらってみると、彼らはロジカルにとにかく長い文章を書いてきたんです。多ければ多い方が知的な人間だと主張したいところもあったのでしょう。
しかし、僕らからしてみれば長い英語の文章を読むのは勘弁してくれよという感じでしたし、とにかく文章を最初から最後まで読まなければわからない。それでは困ると、A3の紙1枚だけに書くと統一することにしたんです。
ただ、アメリカ人だけじゃありません。世の中には『長い文章ほどいい文章だ、知的な文章だ』と思っている人がたくさんいます。しかし、そんなことはちっともありません。知性と文章の長さには何の関連性もないです。
トヨタのグローバル展開で、トヨタ生産方式を海外の従業員にも伝える必要性からA3レポートは生まれたようだ。
A3の紙1枚のまとめ方
A3の紙1枚にまとめるやり方については、目的は「問題解決」である。
問題解決のために書類を作るのであり、これは企画書でも報告書でも同じである。
具体的なA3のまとめ方であるが、まず紙を横にする。
そして真ん中に十字の線を引いて、上下・左右の4箇所に分ける。
左上には①現状把握、左下には②目標設定、右上には③要因解析、そして右下には④対策立案を書く。
この内、最も大切とされるのは③要因解析で、トヨタでは「なぜなぜ解析」「なぜなぜ分析」などと呼ばれている。
事例として、プレス装置の停止が頻発し、可動率が上がらないというケーススタディで問題解決の4つのステップでどのようなことに留意しながら検討するか、以下に記載する。
1．現状把握
現状把握は問題解決の初歩であり、現在の問題や状況を正確に把握するためのステップである。
明確なデータや情報を元に、問題の実態、発生の背景、影響の範囲などを詳細に理解する。
この段階では、客観的なデータや情報を収集し、感情や偏見から解放された分析を行う必要がある。具体的な数値やグラフを使用して、問題の状況を視覚的に捉えることが推奨される。
また、関係者や担当者からの意見やフィードバックも取り入れ、より広い視野で問題を理解することが重要である。
事例：プレス装置の停止頻度、停止時間、停止の原因、以前からの停止履歴などの詳細データを収集・分析。
2．目標設定
目標設定は、解決すべき問題の明確な目標や期待する成果を定義するステップである。
効果的な目標設定は、具体的、測定可能、関連性があり、いつまでにといった期限を設定することが望ましい。
この目標は、チームや関係者が同じ方向に進むための方針となる。また、目標が達成された際に、その成功を明確に知るための基準ともなる。
事例：プレス装置の可動率を3ヶ月以内に95%以上に向上させる。
3．要因解析
要因解析は、問題の原因を特定し、それがどのようにして問題を引き起こすのかを理解するためのステップである。
この段階では、データや情報を深堀りし、問題の背後にある真の原因、つまり根本原因を突き止める。
手法として「5回のなぜ」や特性要因図などが使用されることが多い。
原因と結果の関係性を明確にし、問題の核心をつかむことで、適切な対策を立案する土台を築く。
事例：プレス装置の停止の原因として、機械の老朽化、メンテナンスの不足、操作ミスなどが考えられる。5回のなぜを繰り返すことで、定期的なメンテナンスの欠如が最も影響していることが明らかになった。
4．対策立案
対策立案は、特定された根本原因を排除または軽減するための具体的な行動計画を策定するステップである。
ここでは、実際に問題を解消するためのアクションプランや方法論を策定する。
対策は実現可能であり、持続可能であるべきである。また、それぞれの対策には期限や担当者を明記し、進捗の管理や効果の評価を行いやすくする。
結果として、問題の再発を防ぐための構造的な改善を目指す。
事例：プレス装置のメンテナンススケジュールの見直し、教育・トレーニングの強化、老朽化部分の交換などのアクションプランを策定。
